第一章 总则

第一条为加强深圳市香港中文大学（深圳）教育基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，充分发挥档案在基金会管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》等有关法律、法规和《深圳市香港中文大学（深圳）教育基金会章程》（以下简称“章程”），制定《深圳市香港中文大学（深圳）教育基金会档案管理办法》（以下简称“本办法”）。

第二条本办法适用于本基金会除会计档案以外所有档案的管理工作。会计档案的管理，遵循《会计档案管理办法》等国家相关法律法规及本基金会财务管理制度中的规定执行。

第三条档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章 档案管理人员职责

第四条档案管理人员的基本职责包括：

（一） 协助基金会各部门做好各类档案的收集、整理和归档工作；

（二） 各种类别和载体的档案资料统一专柜放置、集中管理；

（三） 定期对档案资料进行整理和维护工作，并按规定做好档案的移交工作；

（四） 严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；

（五） 及时完成领导交办的其他有关档案业务的工作。

第三章 档案资料的归档

第五条档案资料的归档范围和要求包括：

（一） 归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同类别整理、立卷。归档材料应妥善保管，严防丢失、毁损；

（二） 归档范围包括上级主管部门印发、基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料：

1. 登记管理机关下发的与基金会有关的证照、批复等；

2. 基金会向登记管理机关提交的各项申请、报告；

3. 基金会的章程和各项管理制度；

4. 基金会的工作计划、工作总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及合同、协议等；

5. 基金会理事会成员和工作人员基本情况，变更登记和备案表；

6. 基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的相关文件材料；

7. 基金会在民政厅登记的年检报告、会计师事务所审计报告

8. 其他具有留存价值的文件资料等。

第四章 档案的借阅和管理

第六条档案借阅管理办法：

（一） 凡借阅档案，需经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续；

（二） 查阅档案时，严禁更改档案，在档案上作涂改、圈划、抽换、批注等；

（三） 未经批准，不得复制拷贝档案；

（四） 外单位人员如需借阅档案，应持所在单位介绍信，经基金会秘书长同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

第五章 附则

第七条本制度的解释权归深圳市香港中文大学（深圳）教育基金会秘书处。

第八条本制度由深圳市香港中文大学（深圳）教育基金会秘书处于2020年10月21日审议通过，自通过之日起发布实施。